حضور در نمایشگاه به معنی بازگشت سرمایه بهینه است. و تنها با برنامه ریزی و بودجه بندی مناسب، این امر مهم میّسر می گردد. البته به یاد داشته باشید که با برنامه ریزی و بودجه بندی اشتباه، حضور در نمایشگاه برای شما یک درس گرانقیت خواهد شد. بنابراین با توجه به اهمیت نحوه بودجه بندی مشارکت در نمایشگاه، باید بدانید که چگونه نمایشگاه برای کسب و کار شما بازگشت سرمایه مثبتی از تلاش های بازاریابی بدهد.
آیا شما بودجه خود را تعیین می کنید؟
مشارکت کنندگان نمایشگاه معمولا در سه دسته قرار می گیرند؛
در دسته اول کسب و کارهای کوچکی هستند که منابع مالی آنها برای حضور در نمایشگاه محدود است. دسته دوم کسب و کارهای بزرگی هستند که بودجه محدودی برای حضور در نمایشگاه دارند. و دسته سوم کسب و کارهایی که هیچ محدودیتی ندارند.
باور کنید یا نه، محدودیت منابع سبب کنترل کامل هزینه ها خواهد شد. و حضور در نمایشگاه به یک فرصت عالی برای کسب موفقیت تبدیل خواهد شد.
هزینه های نمایشگاه را دست کم نگیرید
برای نخستین حضور نمایشگاهی خود، حتما هزینه های احتمالی را پیش بینی کنید. تا دچار چالش نشوید. غرفه دارانی که برای اولین بار در نمایشگاه مشارکت می کنند؛ به اشتباه تنها لیست کوتاهی از هزینه ها را به شرح زیر در نظر می گیرند.
- هزینه اجاره فضای غرفه
- هزینه طراحی و ساخت غرفه
- هزینه های چاپ و تبلیغات
- هزینه های حمل و نقل
- هزینه اسکان کارمندان
شاید این آیتم ها تمام هزینه ها به نظر برسد، اما حضور در نمایشگاه پر از هزینه های پنهانی است که باید در نظر گرفته شود.
نحوه بودجه بندی مشارکت در نمایشگاه
- 28 درصد از بودجه را برای اجاره غرفه
هنگامی که برای مشارکت در نمایشگاه برنامه ریزی کردید، در اولین فرصت فضای غرفه را رزرو نمایید. این کار به شما کمک می کند تا علاوه بر انتخاب یک موقعیت غرفه عالی، از تخفیف های خوب برگزار کننده نمایشگاه نیز بهرمند شوید. مطمئن باشید دقت به روی همین عوامل کوچک، در مجموع برای پایین نگه داشتن هزینه ها بسیار مفید خواهد بود.
- 12 درصد از بودجه را برای طراحی غرفه
هرگز عامل طراحی غرفه نمایشگاهی را از هزینه های حذف نکنید. یک طراحی غرفه خلاقانه می تواند جذب بازدیدکنندگان را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد.
“بطور متوسط، مشارکت کنندگان 40 درصد از بوجه حضور در نمایشگاه را به اجاره غرفه و طراحی غرفه اختصاص می دهند”
- 21 درصد از بودجه را برای هزینه های سفر به محل برگزاری نمایشگاه و اقامت در زمان برگزاری نمایشگاه
دومین هزینه بزرگ، رفت و آمد به نمایشگاه، رزرو محل اقامت و پذیرایی از بازدیدکنندگان نمایشگاه و کارکنان است. خوشبختانه، مبلغی که برای سفر، اقامت و غذا می پردازید بسیار انعطاف پذیر است.
کاهش هزینه های حضور در نمایشگاه
برخی از راه های ساده برای کاهش هزینه های سفر و اقامت برای حضور در نمایشگاه عبارتند از:
- می توانید با رزرو قبل از برزگزاری نمایشگاه، در هزینه های زیاد هتل و پرواز صرفه جویی کنید. به محض اعلام زمان دقیق برگزاری نمایشگاه، رزرو کنید.
- مکانهای اقامتی نزدیک به محل نمایشگاه معمولا قیمت بالاتری دارند، بنابراین می توانید با دورتر ماندن از محل برگزاری نمایشگاه، در هزینه اقامت خود صرفه جویی کنید.
- با استفاده از سایتهای رزرو اقامتگاه، یک سوئیت رزرو کنید، که مقرون به صرفه تر (و اغلب کاربردی تر) از اقامت در هتل است.
- برای رفت و آمد به نمایشگاه ماشین کرایه کنید. تا در وقت و هزینه ها صرفه جویی شود. البته در پایتخت و شهرهای بزرگ جهان، بهترین گزینه برای افراد کم تجربه، استفاده از مترو می باشد.
- برای خرید بلیط هواپیما به سایتهایی که چندین خطوط هواپیمایی را ارائه می دهند، مراجعه کنید و بلیط هواپیما را در بهترین زمان با کمترین قیمت تهیه نمایید.
- هزینه های خرید غذا و خوراکی را برای هر روز بودجه بندی کنید. و در کنار آن بودجه ای را برای ملاقات و صرف غذا با برخی از مشتریان در نظر بگیرید. این عمل سبب برقراری ارتباط بهتر با مشتری خواهد شد و آنها را برای تعاملات تجاری آینده آماده می کند.
هزینه های حمل و نقل برای مشارکت در نمایشگاه
باید هزینه ارسال اقلام تبلیغاتی را اعم از کاتالوگها، هدایای تبلیغاتی، نمایشگرهای دیجیتالی و … را به محل نمایشگاه در نظر بگیرید. اکثر کسب و کارها حدود 9 درصد از بودجه خود را صرف حمل و نقل می کنند، اگرچه ممکن است در نمایشگاه های بزرگ، بودجه بیشتری را برای حمل و نقل داشته باشید.
حمل و نقل یکی از رایج ترین هزینه های نمایشگاه است که اغلب برای غرفه دارانی که نخستین تجربه حضور در نمایشگاه را دارند؛ دست کم گرفته می شود.
و اگر به یک نمایشگاه بین المللی در کشور دیگری سفر می‌کنید، ممکن است لازم باشد هزینه ها و مالیات هایی که توسط گمرک دریافت می‌شود را در نظر بگیرید. و این امر هزینه های حمل و نقل شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
- 15 درصد از بودجه را برای خرید هدایای تبلیغاتی در نظر بگیرید.
- اگرچه هدایای تبلیغاتی برای بازدید کنندگان رایگان است، اما همیشه برای کسب و کار شما هزینه دارد. هزینه ای که اگر درست صرف شود، علاوه بر تثبیت نام تجاری شما در اذهان، سبب بازگشت سرمایه خواهد شد.
غرفه سازی در نمایشگاه
- 25 درصد از بودجه خود را برای غرفه سازی اختصاص می دهند
مشارکت کنندگان نمایشگاه بین المللی بیش از 25 درصد از بودجه خود را برای غرفه سازی اختصاص می دهند. غرفه سازی در نمایشگاه مهمترین و بارزترین بخش حضور در نمایشگاه می باشد. بدیهیست که انتخاب غرفه ساز معتبر و معتمد، ضامن آبرو و اعتبار مجموعه ی شما در نمایشگاه خواهد بود. توصیه می کنیم بهترین غرفه ساز را انتخاب نمایید و در نمایشگاه بدرخشید. و در نهایت از بازگشت سرمایه خود مطمئن باشد.
یک هزینه پنهان بزرگ که بسیاری از مردم به طور کامل آن را در نظر نمی گیرند، هزینه غیبت کارکنان است. وقتی کارکنان را برای مشارکت در نمایشگاه اعزام می کنید، باید بهره وری از دست رفته را در نظر بگیرید. با اینکه بیشتر نمایشگاهها آنقدر سودآور هستند که این هزینه به صفر می رسد اما بهتر است با تقسیم کار بین افراد، در زمان برگزاری نمایشگاه، کسب و کارتان تعطیل نشود.
شایان ذکر است بسیاری از هزینه‌های نمایشگاه را تا بعد از برگزاری نمایشگاه نمی توان محاسبه کرد.
در ماه‌های بعد از شرکت در نمایشگاه، می‌توانید به میزان هزینه ای که در زمان برگزاری نمایشگاه خرج کرده‌اید نگاهی بیاندازید و آن را نحوه بودجه بندی مشارکت در نمایشگاه مقایسه کنید. و از آنها برای محاسبه بازده سرمایه خود استفاده نمایید.
